La gestion des exercices de droits constitue une responsabilité centrale pour toute organisation conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ces droits permettent aux individus de reprendre le contrôle sur leurs données personnelles et nécessitent une gestion structurée et réactive. ProDPO propose une solution complète et innovante pour simplifier ce processus tout en assurant la conformité et la satisfaction des parties prenantes.

Un formulaire en ligne d’exercice des droits

ProDPO met à disposition de chaque entreprise disposant d’un compte un formulaire en ligne dédié à l'exercice des droits. Ce formulaire peut être intégré à tous les supports d'information relatifs aux traitements de données, tels que les politiques de confidentialité ou les lieux de collecte des données personnelles. Cette fonctionnalité garantit une accessibilité maximale pour les personnes concernées, leur permettant de soumettre des demandes liées à leurs données, comme :

• Le droit d’accès.
• Le droit de rectification.
• Le droit à l’effacement.
• Le droit d’opposition ou de limitation.

Lorsqu’une demande est soumise via le formulaire, elle génère automatiquement une création de requête dans la fonctionnalité "Exercice des droits" de ProDPO, avec une notification instantanée envoyée au DPO ou au responsable RGPD.

Gestion et suivi des demandes simplifiés

ProDPO centralise toutes les demandes d’exercice de droits dans une interface unique, ce qui facilite leur suivi et leur traitement. Voici comment le processus est optimisé :

• Notification instantanée : Dès qu’une demande est créée, le DPO ou le responsable RGPD est informé par une notification, accompagnée des informations nécessaires.
• Gestion sécurisée des justificatifs : Aucun justificatif d’identité n’est stocké sur la plateforme. Si requis, celui-ci est directement joint à la notification envoyée au DPO, garantissant la confidentialité.
• Rappels réguliers : ProDPO envoie des rappels automatiques pour assurer une prise en charge rapide des demandes et respecter les délais imposés par le RGPD.
• Suivi des actions : Le DPO peut marquer une demande comme "fermée" une fois qu’une réponse a été apportée, permettant une gestion claire et traçable des demandes.

Identification facilitée des traitements concernés

Une fois une demande reçue, le DPO et les équipes IT peuvent s’appuyer sur le registre des activités de traitement préalablement établi dans ProDPO. Ce registre permet d’identifier rapidement les traitements impliquant les données personnelles de la personne concernée, facilitant ainsi :

• La recherche des informations pertinentes.
• La vérification de la légitimité du traitement.
• L’exécution des actions nécessaires pour répondre à la demande (modification, suppression, etc.).

Cette intégration garantit une gestion précise et efficace des droits, tout en réduisant les efforts manuels souvent associés à ce processus.

Conformité et tranquillité d’esprit

Avec ProDPO, chaque étape du traitement des demandes est enregistrée et documentée, offrant une traçabilité totale. Cela renforce la position de conformité de votre organisation et simplifie les audits internes ou externes. En centralisant les informations et en automatisant les rappels, ProDPO minimise les risques de retard ou d’erreurs, tout en assurant un haut niveau de transparence.

Des fonctionnalités adaptées à chaque organisation

Que vous soyez un DPO interne ou un DPO externe, ProDPO s’adapte à vos besoins spécifiques. La plateforme est conçue pour :

• Simplifier la gestion des droits dans les grandes entreprises ou les organisations complexes.
• Faciliter le suivi et le traitement des demandes pour les DPO mutualisés gérant plusieurs clients.

Avec une interface intuitive et des processus automatisés, ProDPO permet à tous les acteurs impliqués de collaborer efficacement, renforçant ainsi la conformité globale.

Transformez la gestion des droits en un avantage stratégique

En mettant l’accent sur la simplicité, la traçabilité et l’efficacité, ProDPO révolutionne la gestion des droits Informatique et Libertés. Il s’agit d’un outil incontournable pour garantir une conformité RGPD exemplaire tout en renforçant la confiance des personnes concernées.